Más allá de lo personal, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta imprescindible en nuestra actividad profesional. Sin embargo, a veces puede ser una verdadera pérdida de tiempo resolver tareas relacionadas con el correo. Es por eso que hoy te presentamos una selección de trucos para optimizar el uso de Gmail y hacer más en menos tiempo. Todos los ajustes que mencionaremos están disponibles dentro de la configuración de Gmail.
Redacción Perspectiva
Configura un buen panel de lectura
El panel de lectura te permite leer los correos junto con la vista de la bandeja de entrada estándar, lo que facilita ponerse al día al leer y responder mensajes. Puedes configurar el panel de lectura debajo o a la derecha de la bandeja de entrada. Simplemente ve a la pestaña «Recibidos» y habilita el panel de lectura. Luego, elige la ubicación que prefieras. También puedes seleccionar la opción «Sin división» para alternar entre el modo de panel dividido y la vista de la bandeja de entrada completa.
Habilita los atajos de teclado
Si trabajas con tu ordenador, seguro que valoras la velocidad de los atajos de teclado en tu flujo de trabajo. Afortunadamente, Gmail ofrece una lista de combinaciones de teclas propias para agilizar tareas. Puedes activarlos y personalizarlos en la sección «General» > «Combinaciones de teclas».
Activa las notificaciones
Si estás esperando un correo electrónico importante o no quieres perderte los mensajes de tu jefe, es recomendable habilitar las notificaciones de escritorio de Gmail. Esto te permitirá seguir trabajando en otras pestañas del navegador sin tener que regresar al correo para ver los nuevos mensajes. Para activar las notificaciones, ve a la sección «General» > «Notificaciones de escritorio» y elige si deseas recibir notificaciones para cada correo o solo para los correos importantes. Recibirás un aviso en la esquina inferior derecha de tu navegador.
Activa el icono de mensajes sin leer
Si no te gustan las notificaciones pero quieres mantener tu bandeja de entrada visible mientras trabajas en otras pestañas, puedes activar el «Icono de mensaje sin leer». Ve a la sección «Avanzadas» y habilita esta opción. De esta manera, podrás ver fácilmente si hay mensajes pendientes de lectura con solo mirar el icono de Gmail.
Crea listas de contactos para grupos
Si sueles enviar correos electrónicos a grupos de personas con frecuencia, como tu equipo de trabajo, puedes utilizar la función de listas de contactos. Ve a los «Contactos de Google» dentro de tu perfil y crea una etiqueta, por ejemplo, «Equipo». Luego, arrastra y añade los contactos deseados a esta etiqueta. La próxima vez que necesites enviar un correo a todo el equipo, solo tienes que escribir «Equipo» en el campo «Para» en lugar de copiar y pegar direcciones de correo una por una.
Las etiquetas son tus amigas
Las etiquetas en Gmail son una herramienta útil para organizar tus correos de manera similar a las carpetas. Para crear una nueva etiqueta, busca la opción en el menú de la izquierda y haz clic en el símbolo «+». Asigna un nombre a la etiqueta y, si lo deseas, puedes anidarla dentro de otra etiqueta. Además, puedes asignar un color a cada etiqueta para distinguirlas visualmente. Mover un correo a una etiqueta es tan sencillo como arrastrarlo hacia la etiqueta correspondiente. Si ya estás dentro de un correo, puedes hacer clic en el icono de las etiquetas para seleccionar la carpeta de destino.
Diseña tus plantillas
Si frecuentemente envías mensajes con contenido similar, pero con pequeñas variaciones, puedes ahorrar tiempo utilizando las plantillas de Gmail. Habilita esta función en la sección «Avanzadas» de la configuración. Luego, redacta un correo con el contenido que deseas guardar como plantilla y haz clic en los tres puntos (Más) en la esquina superior derecha del editor de correo. Selecciona «Plantillas» y «Guardar como plantilla». Así, podrás acceder a tus plantillas guardadas en futuros correos y ahorrar tiempo al no tener que escribir el mismo contenido una y otra vez.
Usa el avance automático
Si recibes una gran cantidad de correos electrónicos, activar el avance automático es una excelente manera de lidiar con ellos. Esta función mostrará automáticamente la siguiente conversación después de eliminar o archivar un correo, en lugar de regresar a la vista principal de la bandeja de entrada. Puedes activar esta función en la sección «Avanzadas».
Con estos trucos, podrás optimizar tu uso de Gmail y hacer más en menos tiempo. No pierdas más tiempo en tareas innecesarias relacionadas con el correo electrónico y mejora tu productividad en el ámbito profesional. ¡Aprovecha al máximo todas las funciones que Gmail tiene para ofrecerte!
