El Director de un Proyecto o Project Manager tiene como principal función promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida el cumplimiento de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo se darán a conocer algunos aspectos necesarios para cumplir con este proceso de comunicación según el PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge, por sus siglas en inglés)
Así la Gestión de la Comunicación del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos.
Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados e involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, niveles de experiencia y, por ende, distintas perspectivas en la ejecución o resultados.
Un proyecto será exitoso en la medida que su comunicación y los voceros del mismo trasladen los mensajes de forma asertiva ¿Esto qué quiere decir? Que se debe alinear la comunicación de forma eficiente, en la que se designen a las personas adecuadas para informar, de manera clara y sencilla para que todos comprendan la importancia del proyecto, sus objetivos, alcances, logren involucrarse y ser parte de él, sin lugar a interpretaciones, que todo quede tan claro que lo puedan replicar de la misma forma.
Por ello, es necesario que exista un proceso de comunicación que debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Identificar a los Interesados: Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar información.
- Planificar la Comunicación: Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar la comunicación con ellos.
- Distribuir la Información: Paso a paso poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
- Gestionar las Expectativas de los Interesados: Significa comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.
- Informar el Desempeño: Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
Además, dentro del proyecto se generan actividades de comunicación tales como:
- Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)
- Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)
- Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)
- Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
- Escrita, verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
Por otra parte, es indispensable saber que el Director o Project Manager debe tener habilidades comunicacionales que le permitirán desempeñar de una mejor manera su rol, entre éstas se pueden mencionar:
- Escuchar de manera activa y eficaz
- Formular preguntas
- Sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión
- Educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz
- Investigar para identificar o confirmar información
- Identificar y gestionar expectativas
- Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción
- Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
- Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas
Un proyecto bien comunicado se asegura el cumplimiento, ya que invitará a los involucrados a formar parte y cumplir con las metas establecidas, hará más viable la gestión del cambio y permitirá que fluya el mensaje adecuado y oportuno, generando un ambiente agradable, de lo contrario, si no se comunica bien el proyecto éste puede ser un factor desgastante y devastador e incluso el proyecto mismo puede fracasar.
El éxito siempre dependerá de la comunicación asertiva y, sin duda, de las relaciones que se generen. Y por supuesto, no olvidar la medición de la efectividad de la comunicación a través de sistemas de monitoreo que le proporcionarán datos relevantes sobre lo que va bien y lo que puede mejorar.