“Invariablemente del tipo de organización, la mayoría de los problemas con la gerencia de proyectos no es la planeación sino su ejecución”.
Por Virgilio Cordón
Una buena parte de mi trabajo, es darle acompañamiento a las organizaciones en la planeación estratégica y ejecución de proyectos nuevos o bien, retomar los que se han quedado detenidos por una u otra razón. A continuación, resumo los motivos más frecuentes por los cuales una organización no logra los objetivos deseados en sus proyectos.
- Reducción personal: Una de las causas frecuentes es que las organizaciones reducen el personal al momento de iniciar el proyecto para justificarlo en costos. Lastimosamente, esa rebaja impacta porque los que quedan están sobre cargados de trabajo o bien, es desarrollado por personas que no tienen el nivel de competencia necesario. Lo recomendable es ejecutar el proyecto primero y posteriormente ver las eficiencias alcanzadas que permitirán la baja de costos de personal.
- Falta de especialización: Otro aspecto relevante, es que no se ha desarrollado la especialización técnica para el desarrollo del proyecto, por lo que se improvisa durante el proceso de planificación y luego en la ejecución. Si usted no tiene la experiencia necesaria, lo recomendable es contratar a una empresa externa que les dé el apoyo, tiempo y compromiso para su implementación. Además, un externo le proveerá una visión totalmente objetiva y diferente a lo que está acostumbrado. Le aseguro que eso le saldrá más barato que lo que se ahorrará haciéndolo internamente.
“En diferentes estudios, se concluye fácilmente que la razón más frecuente del por qué no se logró el éxito esperado del proyecto fue: pobre liderazgo y conflicto entre diversas áreas”.
- ¿Qué dicen los estudios realizados sobre el tema? Se han hecho varios estudios en empresas de todo tipo en los Estados Unidos, para entender de fondo el fracaso en el cumplimiento de los objetivos y las tres principales causas han sido: a) Cambios realizados en los objetivos a nivel estratégico durante su ejecución (21%), b) No utilizar metodologías de trabajo o mal implementadas (31%), c) Problema de liderazgo, comunicación y conflictos internos entre áreas (48%). Además, se encontraron temas como mala comunicación tanto a nivel vertical como horizontal y plazos de entrega demasiado ambiciosos debido muchas veces a la mala (enfoque) o incompleta planificación (no se desarrollan planes de contingencia).
Para finalizar, le comparto algunas recomendaciones: a) No menosprecie los detalles ya que hacen la diferencia entre un proyecto exitoso y otro mediocre, b) Cumpla con las pequeñas tareas, tiempos, metas, etc. es la base de cualquier gerencia de proyectos, c) Revise procesos, políticas o tecnología que no contribuyen: la falta de ellos o tener una herramienta que no apoya al proyecto suele detener el avance, d) Ejerza liderazgo en el proyecto: El líder del proyecto puede delegar autoridad pero no responsabilidad. Es por ello, que el líder debe ser seleccionado en base a su actitud, su aptitud y su interés en el desarrollo del mismo. Si usted es el líder del proyecto, debe considerar lo siguiente: 1)Defina prioridades, 2) Comunique constantemente a todo nivel, 3) Defina claramente roles y responsabilidades, 4) Desarrolle recompensas y consecuencias para todos, y 5) Desarrolle la habilidad de cambio en todo momento para adaptar su proyecto (plan B). Éxitos.
