Por: Dr. Virgilio A. Cordon
En el artículo anterior hablamos de la importante decisión de delegar. En este, veremos los pasos para su correcta implementación.
¿Qué NO debemos delegar?
- Planeación, dirección y motivación de su equipo
- Evaluación de desempeño
- Negociaciones con clientes complejas
- Tareas que necesitan sus habilidades técnicas específicas
- Contratar, despedir y desarrollo de los colaboradores
“No podrá asignar a la mejor persona posible a la tarea que quiere delegar, si no tiene claro el trabajo y las habilidades requeridas del puesto”.
¿Cómo identificar las habilidades requeridas para la tarea?
Primordialmente, debe contestar tres preguntas:
- ¿Qué tipo de habilidades de pensamiento son necesarias para la tarea? Por ejemplo: habilidad de pensamiento lógico, creativo, solución de problemas, etc.
- ¿Qué actividades deben ser desarrolladas y que sistemas o equipos requieren? Por ejemplo: crear una nueva base de datos, entrenamiento, etc.
- ¿Qué habilidades inter personales son necesarias? Por ejemplo: hablar con proveedores, negociar recursos, etc.
¿Cómo hacer la delegación?
Una vez que ha identificado a la persona correcta para la tarea, usted necesita comunicar la propuesta claramente. Se recomienda que se haga de forma personal para asegurar que se ha entendido plenamente y reforzar el compromiso del colaborador. Para ello, la comunicación abierta y en confianza son claves, por lo que le recomiendo considerar lo siguiente:
- Defina claramente el proyecto, tarea o función para que se entienda el nivel de responsabilidad
- Repase las formas en que se medirá el desempeño, el factor de éxito y tiempos para terminar la tarea
- Revisen los recursos que son necesarios para su ejecución
- Describa claramente el nivel de autoridad que le está siendo delegada
- Repasen la forma de seguimiento y retroalimentación que se le dará para ir evaluando los progresos. Para esto se recomienda desarrollar cronogramas, reuniones calendarizadas y reportes continuos.
“Retome usted el proyecto únicamente si el proyecto tiene problemas serios de cumplimiento de las metas establecidas y tendrán un impacto negativo en otras”.
¿Qué hacer si encuentra resistencia?
Algunas veces puede pasar que la persona a la que le hemos delegado quiere regresar a sus tareas anteriores o espera que usted le resuelva los problemas. En ese momento es importante que usted se reúse a hacer tareas o tomar decisiones. Convierta ese momento en una oportunidad para desarrollar confianza en su colaborador a través de:
- Provea refuerzo positivo por el trabajo realizado hasta ese momento
- Ayude a su colaborador a desarrollar análisis del problema
- Confirme su confianza en que la persona puede tomar buenas decisiones
- Motive al colaborador a que regrese con su mejor solución
- Provea el coaching necesario para ayudarlo a desarrollar las nuevas habilidades
Si en determinado momento la tarea delegada está en problemas, le recomiendo que lo ayude a completar las tareas más difíciles, le ofrezca recursos con los que no cuenta el colaborador en ese momento, le ayude a tomar las decisiones críticas y retomen el compromiso de cumplimiento de estándar y fechas requerido.
Al terminar el proyecto es importante que tenga una reunión con la persona delegada y evalúen el desempeño del colaborador, los resultados alcanzados, áreas de mejora y asegúrese de darle el reconocimiento a nivel del equipo. Éxitos.