Por: Malte Holm
Aunque para muchos el correo electrónico es la herramienta estrella para comunicación diaria, recordatorios y seguimiento a pendientes, realmente no es la mejor opción para ninguno de estos fines. El gran problema es que las bandejas de entrada tienden a llenarse de forma rápida y para la mayoría de las personas, esto se vuelve un elemento de estrés, el que no logra cumplir con el estar comunicados oportunamente.
Imagínese un caso hipotético de un ejecutivo de alto nivel, quien recibe entre 100-200 correos diarios y el tiempo promedio de leer correos, decidir qué hacer con los mismos, y contestar es de 5 minutos. Dicha persona estaría entretenido por un mínimo de 8 horas diarias solo en correos si hiciera algo con toda la comunicación. El problema es que no dispone de 8 horas para correos, y el resultado es que los correos se van acumulando constantemente.
Ahora imagínese que el equipo de trabajo de la persona se comunica por correo, con necesidad de toma de decisión urgente, y esta comunicación se pierde completamente entre otros cientos de correos pendientes. Este problema se da a diario en todas las empresas, y resulta en una gran pérdida de productividad, estrés y falta de solución oportuna de solicitudes de los equipos de trabajo y clientes, entre otros.
La solución es sencilla. Para comunicación interna, debemos buscar una herramienta diferente al correo electrónico, para lograr rapidez en las respuestas y sin causar estrés en el proceso. Mientras que para la comunicación externa, como por ejemplo con clientes, proveedores y demás, el correo electrónico sigue siendo la herramienta necesaria, pero hay diferentes formas de manejarlo.
Para la comunicación interna, sugiero usar una plataforma de comunicación como Slack o Microsoft Teams. La primera es gratis, y permite crear canales de comunicación adecuados a la necesidad de la empresa, los que pueden ser privados o públicos, y en lugar de ser algo tedioso revisar los mensajes, usted podrá estar enterado de más cosas en la empresa, con menos necesidad de tiempo, por la forma en la que se presenta la comunicación.
Para comunicación externa, el correo electrónico sigue siendo la herramienta por definición, y es difícil no usarla. Lo que recomiendo es buscar un instrumento donde varias personas podrían tener acceso a un solo buzón, para que no se vuelva un flujo de correos complejo nuevamente.
Para esto existen varios sistemas como por ejemplo Intercom, la que permite administrar un correo electrónico como por ejemplo el de ventas, pero asignar cada correspondencia, seguimiento y cierre a un vendedor individual. Así se logra facilitar la comunicación, sin necesidad de muchas cuentas de correo electrónico, y mucho menos cuentas individuales, cuando todo se puede manejar de esta forma.
Espero que le sirvan estos consejos para ayudarle a ser más productivo con su tiempo y el de su organización. El cambio toma tiempo, para tiene su gran recompensa a nivel resultados.
