Si empezaste un negocio sabes que tienes que «usar diferentes sombreros». De hecho, tienes varios trabajos que jamás te imaginaste que tendrías.
Digamos que estás iniciando un negocio de peluquería de perros. Tal vez pensaste que pasarías tus días cortándole el pelo a los perritos, sin embargo, te tuviste que convertir en contador y publicista. También tienes que llevar un registro de tus citas y un inventario a la vez que le das seguimiento a tus clientes y vendedores. Y para cuando te das cuenta estás pasando la mayor parte de tu tiempo en estas tareas en lugar de estar cortando pelo.
Y aunque eso es parte de la vida de cualquier dueño de un negocio, no es lo que tú querías originalmente. Deberías estar ocupando tu tiempo haciendo lo que amas y actividades que te generen ingresos, no tareas que podría estar haciendo alguien más. Por eso es importante delegar.
Delegar simplemente es transferir la responsabilidad a alguien más. El peluquero de perros, por ejemplo, podría delegar a un empleado actividades como llevar un registro del inventario y agendar citas. Esto le daría más tiempo para cortar el pelo, lo que significaría más dinero para su negocio.
Desafortunadamente, delegar no es algo fácil. Es una habilidad que debe ser desarrollada con el tiempo. Pero si se hace de manera correcta, las ventas y la productividad del negocio entero aumentarán. Teniendo eso en mente, aquí te decimos cómo pueden empezar a delegar los dueños de pequeños negocios.
Déjalo ir
Podría decirse que esta es la parte más retadora de delegar. Después de todo, es tu negocio y te gusta que las cosas se hagan de cierta forma. Incluso puede que creas que eres Superman o la Mujer Maravilla y que puedes hacer todo. Pero esto no es factible y terminarás exhausto en poco tiempo. También suena a un ambiente tóxico en el que el micromanagement y la falta de confianza tienen el control.
Sé que dejar ir es algo más fácil de decir que de hacer, pero es el primer paso hacia delegar. Puedes lograrlo dando pequeños pasos. Asígnale a un empleado una actividad pequeña y ve lo que pasa. Puede ser algo tan simple como regresar una llamada o investigar a la competencia. Cuando sepas que puedes confiar en él, irás asignándole más tareas de manera gradual.
¿No sabes qué actividades delegar? Crea un sistema de prioridades. Pon al menos cuatro categorías basándolas en el grado de dificultad que tiene cada tarea. La categoría que requiere más habilidades déjatela a ti, pero las actividades de las demás categorías pueden ser delegadas.
Analiza tus necesidades
No quieres delegarlo todo, por eso es importante que empieces a llevar un registro de tu tiempo. Puedes hacerlo con un calendario o con una app como Timely o RescueTime. Teniendo una visión más clara de cómo inviertes tu tiempo, puedes identificar qué es lo que debes delegar y a quién.
Regresando a nuestro ejemplo de la peluquería de perros. Si el dueño se diera cuenta de que está pasando un cuarto de su tiempo en temas de contabilidad (algo que odia) podría asignarlas a un empleado que le guste hacer números. Esto aligera la carga de trabajo del dueño mientras que le da a los empleados nuevas responsabilidades que ellos disfrutan.
Contrata gente con cuidado
Claro que uno de los componentes clave de delegar es tener la confianza de estar rodeado de gente que tiene las habilidades y el conocimiento necesarios para hacer el trabajo que les pides. No querrás asignarle las cuentas o el pago de facturas a alguien que no sabe de matemáticas, porque eso sería ponerlos a ambos en el camino del fracaso.
Durante el proceso de contratación, investiga sobre su experiencia, sobre su potencial y sobre su pasado. No olvides pedir referencias y ejemplos de trabajos anteriores. Esto te dará un panorama más grande de sus fortalezas y debilidades. Y lo más importante, asegúrate de que puedes confiar en ellos, pregúntales cosas para valorar cómo manejarían situaciones difíciles.
También observa tu equipo actual. Si no sientes que hay alguien lo suficientemente preparado como para manejar tus registros, entonces debes buscar esa cualidad en tu próximo empleado.
Documéntalo todo
Esto es algo en lo que probablemente no pienses mucho, pero date tiempo para identificar la información, el conocimiento y los procesos que hacen que tu negocio funcione. Luego escribe un resumen claro de tu sistema y tus procesos. De esta forma cualquier persona puede ver estos documentos y entender qué es lo que está pasando.
Piensa en el proceso de delegar
Ramon Ray, autor, orador, emprendedor e influencer, tiene una observación excelente en el tema de delegar: “Si quieres que la delegación de tareas funcione, tienes que tener claro el resultado y delegárselo a la persona correcta, al que esté mejor preparado para lograrlo.”
Antes de delegar una tarea a otros, invierte algo de tiempo para pensar en el proceso. Esto incluye saber exactamente qué es lo que quieres delegar. Sé tan específico como puedas, las instrucciones vagas o abiertas invitan al fracaso. Asegúrate de delegar las cosas a la persona correcta. Considera sus fortalezas y debilidades, esto construye una confianza automática porque sabes de antemano que tu empleado puede completar la tarea con éxito sin que tengas que estar encima de él.
Asegúrate de que él tiene todo lo que necesita para cumplir con lo que le pides. Dale todo, desde instrucciones hasta accesos, para que pueda hacerlo de inmediato. Y claro, dale tiempos de entrega razonables. Sé claro con el resultado que necesitas y con tus expectativas.
Usa la tecnología a tu favor
Gracias a tecnologías como software de administración de proyectos, puedes ver quién está trabajando en una tarea en partiera y cómo va con la misma. Esto evita que olvides quién es responsable de ciertas cosas o que hagas que un empleado pierda tiempo por culpa de una junta.
También puedes usar la tecnología para compartir, agendar o proveer oportunidades de entrenamiento en línea para fortalecer las habilidades de tu equipo. Y lo más importante, puedes usar canales como el correo, Slack o las videoconferencias para comunicarte de manera regular, compartir información o colaborar.
Motívalos a hacerse cargo
Una de las mejores formas de asegurarte que tus empleados están motivados y son productivos es darles la oportunidad de hacerse cargo. Cuando le des una tarea a alguien dale todo el control. Esto significa dejarlo decidir como terminará la actividad o como resolverá el problema. También involucra un tema de confianza porque debes ser respetuoso y transparente, debes escuchar y asegurarte de que cada miembro del equipo tenga éxito.
Y yendo un paso más allá, puedes motivar a tus empleados a hacerse cargo dándoles el entrenamiento necesario, guiándolos en lugar de dándoles órdenes y asegurándote que sepan la forma en la que su trabajo contribuye al negocio. Darles seguimiento con retroalimentación los ayuda a crecer y reduce la cantidad de tiempo que les tomará convertirse en expertos.
Desarrolla ciclos de retroalimentación
Hablando de retroalimentación, cuando un empleado haga algo bien, déjaselo saber. Dales una valoración genuina y dale un reconocimiento en la próxima reunión. Y si tuvo algún problema, ofrécele una crítica constructiva para que pueda hacerlo bien la próxima vez.
También querrás darle a tus empleados la oportunidad de compartir sus ideas sobre lo que tú haces. ¿Les diste la suficiente información y los suficientes recursos? ¿Asignaste las tareas a la persona correcta? Pedirles su opinión puede ayudar a que delegues de manera más eficiente en el futuro.
Si quieres pasar más tiempo haciendo lo que amas, tienes que empezar a sentirte cómodo con la idea de delegar. Al pensar en lo que los otros pueden hacer (y lo que necesitas hacer para asegurarte de que lo logren), podrás pasar más tiempo haciendo lo que realmente te gusta de tu negocio.
Fuente: Entrepreneur
