La gestión de cobros es una de las áreas que toda Pyme debe saber manejar, ya que la acumulación de muchas cuentas con atrasos puede poner en riesgo la rentabilidad de cualquier negocio y en consecuencia llevarla a su cierre.
Sin embargo hay que saber que no todos tenemos talento para cobrar, ya que se requiere de una serie de habilidades que solo pocos tienen. Si a eso le sumamos que no en todas las Pyme existe un área encargada de realizar la función, la tarea se vuelve aún más complicada.
Por ello te damos algunos tips para que puedas emprender las acciones de cobranza de tu negocio con mayor eficiencia y mejores resultados. Primeramente debes saber que entre los factores que hacen que la gestión de cobranza no resulte como quisiéramos están:
- La falta de planificación para realizar los cobros que incluya el método, la calendarización y el objetivo.
- La falla en la coordinación de los esfuerzos (no hay quien diga a quien se le debe de cobrar, ni quien realice la tarea).
- La falta de talento y personal capacitado, entrenado y motivado.
Algunos secretos para ejercer una buena cobranza son:
1. Ser persistente: Cuando el cliente detecta que no eres persistente puede tomar una actitud de no pagar. Cabe aclarar que la persistencia no tiene nada que ver con los malos modales, sino con la constancia de esfuerzos. La tarea de la cobranza es recordarle al cliente su fecha de vencimiento y los adeudos que tiene de una forma amable.
2. Mantenerse positivo: La actitud determina todo. Por más adverso que se vea el panorama es necesario que se mantenga una actitud positiva. Dar seguimiento a todo lo que el cliente dice: Es necesario levantar un reporte de todo aquello que el cliente comente durante la cobranza, como los motivos de su atraso, la fecha que pagará así como si hay alguna duda con su cuenta.
3. Tratar de mantener la buena relación con el cliente: Hay clientes que simplemente se les olvida pagar y que se ponen al corriente tan pronto se les recuerda. Aunque también hay quienes atraviesan por problemas financieros. Con ellos es recomendable ponerse en su lugar, ver la gravedad del problema y encontrar la forma de llegar a un acuerdo de pago. Ten por seguro que si mantienes una relación cordial, en cuanto éste tenga dinero para liquidar sus adeudos serás de los primeros en recibir tu pago.
En caso de detectar clientes que continuamente se atrasan debes de revisar con ellos el motivo y tratar de remediar el problema. Ante estas situaciones, tendrás que buscar alternativas ofreciéndole otras formas de pago, alargando los plazos, y buscando una solución que a todos deje satisfecho.
Hoy en día, una de las formas más comunes y económicas para ejercer la gestión de cobranza es vía telefónica. Algunos consejos para ser efectivo son:
- Ser amable
- Dar el mensaje claro y directo
- Tener un tono cordial que invite a nuestros clientes a realizar el pago
- Escuchar lo que el cliente tenga que decirnos.
Al dar el mensaje debes aclarar sobre:
- La vigencia para pagar
- El monto de lo adeudado
- El medio de pago
Asimismo debes estar preparado para todas aquellas preguntas que te pueda hacer en relación a su cuenta y estar prevenido ante cualquier forma de reacción. Recuerda hay que mantener la calma y tener en todo momento el control de la llamada. En caso que el cliente se niegue a pagar en ese momento, establece un compromiso de pago con fecha, método de pago así como la penalización (interés, recargo, comisión, etcétera) derivada del atraso y envía el acuerdo por escrito para que te firme sobre la nueva situación.
Finalmente es oportuno que la planeación de la cobranza la hagas cuándo sepas que hay dinero en caja de tu cliente. No todos tienen el mayor flujo de ingresos durante los días 15 o 30 del mes. Trata de conocer cuando hay entradas y adapta el cobro a la frecuencia de ingresos. Que no te de pena cobrar ya que finalmente estás ejerciendo tu derecho por un servicio o producto que has dado.
Fuente: Entrepreneur
