Pocas cosas pueden empañar tu marca profesional como un correo electrónico mal escrito y mal fraseado. Un clic en el botón «Enviar» puede ser la diferencia entre un intercambio de negocios exitoso y un posible problema de recursos humanos o conflicto entre compañeros de trabajo. Y aunque los emprendedores envían cientos de miles de correos electrónicos al día, no se deben dar por sentado.
Ya sea que tengas una posición gerencial, seas un emprendedor o un novato en la oficina, aquí hay 13 cosas que debes recordar sobre la etiqueta de los correos electrónicos de negocios.
1. Presta atención al «Asunto»
Escribe un asunto claro y concisa que refleje el cuerpo del correo electrónico. Evita subjects como «Hola», “Tocando Base» o «para tu información», y jamás dejes en blanco ese espacio.
2. Escribe un saludo adecuado
Recuerda que abrir un texto con un «¿Qué hubo?» y «Hey» comunica una gran falta de profesionalidad y madurez. Comieza tu correo electrónico con frases como «Buenos días», «Buenas tardes», «Buenas tardes» u «Hola». «Buenos días» y «Saludos» son otras frases que se usan con frecuencia en el ámbito internacional.
3. Utiliza una introducción
En culturas directas como los EE. UU. la mejor práctica es que el remitente se presente por su nombre y apellido con información de antecedentes en las primeras líneas. Por ejemplo:
“Estimada Sra. Mandell: Me llamo Sharon Schweitzer, fundadora de Access to Culture; Me refirió a usted por… «o» Mi nombre es Sharon Schweitzer y soy una Experta en Negocios Internacionales y le escribo sobre… «
Esto es especialmente importante cuando te presentas a nuevos contactos, clientes potenciales, y empleadores que desean saber cómo recibiste su información de contacto.
4. Conoce la cultura de la persona a la que te diriges
Al enviar correos electrónicos a personas de culturas diferentes a la tuya, es un protocolo adecuado y una mejor práctica investigar las costumbres del país. Por ejemplo, en Japón es educado, apropiado y habitual consultar sobre el clima de la localidad en la primera oración de un correo electrónico de negocios.
Por el contrario, sería inapropiado enviar un email presentándote a un posible contacto japonés. En las culturas diferentes, las presentaciones solo las realizan a través de terceros mutuamente respetados debido a la costumbre. Los correos electrónicos directos se ignoran, eliminan, bloquean y / o marcan como basura.
5. No incluyas el humor y el sarcasmo
Los correos electrónicos pueden ser malinterpretados fácilmente a través de texto sin contexto. El humor es específico de cada cultura. Evite usar chiste y el sarcasmo en los correos electrónicos, ya que el destinatario puede confundirse o, lo que es peor, sentirse ofendido.
6. Comprueba dos veces tus archivos adjuntos
Cuando adjuntes un archivo, por amor de Dios ten la amabilidad de tomarte unos segundos adicionales para ver que lo que estás incluyendo en el email sea el archivo correcto. Esto muestra consideración para el destinatario al ahorrarles tiempo y riesgo al abrir archivos adjuntos. ¿Esto te lleva más tiempo? Sí. ¿Vale la pena? Definitivamente.
7. JAMÁS des clic «Responder a todos»
Evita usar «Responder a todos» a menos que todos necesiten saber el contenido del mensaje. Cuando tu jefe envíe un correo electrónico a 10 miembros del personal para solicitar voluntarios para un proyecto de servicio comunitario, responde solo a quien mandó el email inicial no a los 10 miembros.
8. Responde oportunamente
Responder dentro de las 24 horas de haber recibido un correo es una cortesía básica. Dejar a alguien colgado por más tiempo y no solo es percibido como grosero, sino que a la larga podría costarte negocios. Si involuntariamente dejaste a alguien esperando más de 24 horas o surgieron circunstancias atenuantes, explica cortésmente la situación y expresa tus disculpas.
9. ¡No uses emojis!
Esos pequeños y sonrientes iconos son para mensajes de texto. Son inapropiados y poco profesionales en un correo electrónico de negocios. Los emoticonos pueden desviar el correo electrónico a un filtro de correo basura o buzón de correo no deseado. Y puede hacerte parecer inmaduro y poco profesional.
10. Protege la privacidad de todos
El correo electrónico es público. Aunque se elimine un email, los servicios en línea y los programas de software pueden acceder a los mensajes en el disco duro. Antes de hacer clic en «enviar», considere qué puede suceder si un colega de negocios, tu competidor, un empleador, la policía, tu mamá o cualquier destinatario no deseado lee tu mensaje. Piénsalo de esta manera: “¿Cómo se vería mi correo electrónico si se publicara en Facebook?”
11. No seas negativo
Es inapropiado enviar por correo electrónico comentarios negativos. Un email con puras letras mayúsculas connota ira del emisor. Estos mensajes antagónicos causan incomodidad mucho después de que el correo electrónico haya sido enviado y recibido. Si debes transmitir malas noticias por correo electrónico, usa palabras objetivas e indica hechos. La comunicación cara a cara es mejor cuando se transmiten malas noticias.
12. Revisa, revisa y vuelve a revisar
Checa y vuelve a checar la ortografía y los errores gramaticales de tu texto. Estas pequeñas fallas hacen que parezcas poco profesional y reducen la posibilidad de que el correo electrónico que mandaste se tome en serio. La mayoría de los servicios de correo electrónico viene con muchas herramientas profesionales como el corrector ortográfico. ¡Úsalas!
13. No olvides la conversación cara
Al informar al destinatario que no se necesita una respuesta, el ciclo del correo electrónico no continúa a perpetuidad. Cierra con un «No es necesario responder», «Gracias nuevamente», «Nos vemos en la junta el martes» o «Por favor, avíseme si puedo serle de ayuda» cuando no requieras que la comunicación siga por email.
Termina tu email con un cierre como «Saludos cordiales», «Atentamente», «Gracias» u otra frase apropiada.
Fuente: Entrepreneur
