Netflix, Uber, Spotify son sólo algunos de los ejemplos de empresas disruptivas que hackearon el modelo tradicional de cómo se hacían los negocios. Estos modelos de trabajo eran más rígidos en la planificación del desarrollo de un proyecto, con plazos de entrega y de tareas que limitaban las posibilidades de ajustes en el producto final (proyectos llave en mano). De esta manera, la economía digital acelera el ritmo de desarrollo y de los procesos, lo que permite a las empresas posicionarse frente a otras con productos mejorados y diferenciados y afrontar los desarrollos de maneras mucho más agiles. Esto permite lanzar al mercado, por lo general, productos en mucho menos tiempo y dinero.

Por este motivo, la gestión ágil de proyectos se ha expandido a un gran número de empresas, sin importar su tamaño y sector.  Inicialmente las metodologías ágiles surgieron de empresas tecnológicas y de desarrollo de software, pero ahora resulta útil para cualquier empresa que se mueva en contextos inestables y que necesita mayor flexibilidad y capacidad de adaptación al cambio.

Hoy, escuchar palabras como Scrum, Sprint o Kanban son de uso cotidiano, aunque no es extraño que todavía hay emprendedores que no las conocen porque están iniciando o porque están en una etapa más consolidada, o simplemente dejaron de actualizarse. Por eso es importante recordar que:

• SCRUM sirve para organizarnos creando un marco de trabajo ágil ajustado a las necesidades de cada empresa.
• KANBAN nos ayuda en la gestión y visualización de las tareas (a través de Trello, Asana o Jira).
• Extreme Programing (XP en los proyectos tecnológicos) para fijar reglas de trabajo entre los developers.
• Design thinking: pone al usuario en el centro de atención para el diseño de productos o servicios. No sólo está siendo usado por startups y emprendedores, sino que también grandes empresas lo incorporan como parte de su día a día para generar soluciones que aporten valor a sus clientes.

Por su parte, el método Modern Agile se encarga de darnos pautas de trabajo para crear grandes cosas y tiene cuatro premisas:

1. Ayuda a la gente a crear o lograr cosas impresionantes

Lo que importa son las personas y lo que hacen con tu producto. Piensa a dónde quieres llevar a tus usuarios (UX) ; parte de eso para saber a dónde tienes que llevar tu producto. Además, para lograrlo necesitas que toda la cadena implicada en el producto disfrute con él, empezando por el mismo equipo que lo hace.

2. La seguridad es un requisito básico: seguridad no quiere decir que encriptes los datos y protejas tu base de datos, sino que las personas de tu equipo no tengan miedo a cometer errores.

Para crear grandes cosas es necesario experimentar, hacer cambios. Es imposible que alguien se arriesgue a salir del camino marcado y experimentar si tiene miedo a que se le despida por “equivocarse”.

3. Experimenta y aprende rápido (learn by doing): la única forma de aprender es experimentando y la única forma de mejorar tu producto es aprendiendo. Además, debes hacerlo rápido. Para ello, es necesario que hagas tus experimentos “seguros de errores”, lo que no significa que no se equivoquen, sino que lo hagan de forma controlada.

Por ejemplo, si lanzas una nueva funcionalidad y se te cae el sistema, hay que estar preparado para dar marcha atrás de forma rápida. Y recuerda, si no estás aprendiendo es que estás haciendo pocos experimentos.

4. Entrega de mejora continua: si no aportas valor constantemente, no estás ayudando a que las personas creen o logren cosas impresionantes.

Tus proyectos y emprendimientos serán más ágiles si tienes presentes estas pautas, consideras las necesidades del usuario y haces las cosas ligeras y divertidas.

Fuente: Robb Report 

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Las startups viven en un mercado que se mueve extremadamente rápido, y en el que un simple paso en falso puede desbaratar los planes de los emprendedores sin darse cuenta. Si no contamos con un método organizativo -sobre todo en IT y marketing- podemos darnos de bruces contra la realidad.

Pero afortunadamente existen metodologías que nos permiten aplicar formas ágiles e inteligentes de organizarnos. Una de ellas es la metodología Kanban, una palabra japonesa que significa “cartel”, y consiste en visualizar los flujos de trabajo de una tarea a través de la utilización de recursos gráficos en una estrategia de mejora constante de procesos.

Luego, ¿cómo funciona la metodología y qué la hace tan efectiva?

El método Kanban fue originalmente enunciado por David J. Anderson, ingeniero de Microsoft, como aproximación a un proceso exponencial y evolutivo para las empresas.

Inspirado en la metodología de trabajo de la compañía de autos Toyota, es una forma de organizar el desorden que rodea a muchos equipos que necesitan priorizar lo importante y conocer el flujo de trabajo y el WIP (work in progress) tolerable con el fin de proporcionar al cliente un mejor servicio final.

Tiene una serie de principios básicos concebidos para evitar dos grandes problemas de las startups:

– Procrastinación: muchas startups tienen grandes ideas, grandes proyectos, grandes propuestas, pero no consiguen aterrizar ninguna porque o bien se empiezan pero no se llevan hasta el final, o se abandonan por el camino por irrealizables. Kanban reduce la procrastinación porque asigna un tiempo a cada tarea con el fin de eliminar la dispersión.

– Organización: otro gran problema de las empresas de nueva fundación es que todos quieren hacer muchas cosas, sin centrarse en sus áreas. A veces no queda otro remedio, pero es mejor que cada uno sepa exactamente qué es lo que tiene que hacer y tenga clara su dedicación.

Los 9 principios de la metodología Kanban

Lo mejor del método Kanban es su sencillez y su escalabilidad. Cualquier empresa puede beneficiarse de su utilización. Se resume en 9 sencillos principios que son los siguientes:

1. Empieza con lo que haces ahora mismo:  No hay una forma concreta de ejecutar el método. Si ya posees un flujo de trabajo determinado, puedes adaptarlo a Kanban. Los cambios no son radicales desde el inicio.

2. Persigue el cambio evolutivo y exponencial:  Kanban está diseñado para evitar roces con tu flujo de trabajo actual. Los cambios radicales se desaconsejan por el hecho de que pueden provocar que pierdas el sentido de lo que haces. En cambio, se centra en hacer pequeños cambios, más que en reinventar la rueda.

3. Respeta los procesos actuales, roles y responsabilidades:  Tu modelo actual de trabajo puede no ser del todo malo, y eso es lo mejor de Kanban, que reconoce las ventajas de tu modelo y trata de mejorarlas evolutivamente. Es tu misión detectar qué se puede mejorar en cada fase del desarrollo del producto.

4. Fomenta el liderazgo a todos los niveles:  La definición de liderazgo ha cambiado mucho en los últimos años. Kanban empodera hasta a la persona que hace una pasantía. No necesitas ser el CEO para aplicarlo. Cada miembro de tu equipo debe tener una mentalidad de mejora continua, tratando cada día de hacerlo mejor y más rápido.

5. Visualiza el workflow: Es fundamental que puedas percibir el flujo de trabajo que tienes delante.   Si eres capaz de ver todo lo que hay por delante, puedes definirlo, y por tanto acotarlo. La forma obvia es utilizar un panel con columnas de tu proceso. No todos los procesos son iguales, así que no todas las columnas tienen por qué parecerse. Define tu proceso con tus stakeholders para tratar de que el Kanban te ayude al máximo. Utiliza post-its, rotulador o software, no hay una norma escrita.

6. Limita el WIP al máximo posible:  Seamos sinceros, no es mejor trabajador el que más cosas empieza, sino el que más termina en mejor estado.  No importa que seamos capaces de ponernos con veinte proyectos a la vez si solo sale uno en tiempo y forma. Calcula cuál es el WIP tolerable por tu equipo con un estándar de calidad. Igual al principio es un único proyecto, pero con la mejora de procesos y de calidad puede que cada día seas capaz de sacar más adelante.

7. Gestiona el ciclo y evalúa:  Una vez finalizado el primer ciclo Kanban, deberías hacerte preguntas. ¿Todo fluye bien? ¿Hay algún punto en el que nos hemos quedado atorados? No temas cambiar partes del proceso si ayudan.

8. Las políticas del proceso deben ser explícitas:  Todos deben conocer a la perfección el proceso y todos deben entenderlo. Si hay un solo miembro del equipo que no comprende alguna parte del proceso, o dicha parte es demasiado compleja, explícaselo o cámbiala. Todos deben saber la misma lengua.

9. Mejora colaborativamente utilizando modelos y el método científico:  Comparte tu modelo Kanban con colegas de oficio, personas de confianza u otros profesionales que no sean tu competencia. Discute con ellos. Mide siempre, desde el número de proyectos que salen, la calidad objetiva en cuanto a satisfacción del cliente, y no temas cambiar algo si consideras que puede funcionar. El feedback y la mejora continua es la piedra angular del Kanban, así que no dudes en preguntar y en cambiar.

Fuente: Entrepreneur

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