La falta de transparencia en la oficina puede tener un impacto negativo en la moral de los empleados, la productividad y la confianza en la dirección de la empresa.

Redacción Perspectiva

Aquí hay algunas sugerencias para abordar este problema:

1. Establecer políticas claras de comunicación: Asegurarse de que haya políticas claras y explícitas sobre la comunicación en la empresa, y que los empleados las entiendan bien. Establecer canales abiertos y accesibles para la comunicación entre los empleados y la gerencia.
2. Ser transparente sobre las decisiones: Si se toman decisiones importantes que afecten a los empleados, es importante que la gerencia explique el razonamiento detrás de esas decisiones y las comunique de manera clara y oportuna.
3. Fomentar la retroalimentación y la participación: Fomentar la retroalimentación y la participación de los empleados en la toma de decisiones importantes y en la identificación de problemas y soluciones.
4. Promover una cultura de confianza: Promover una cultura de confianza en la empresa y fomentar la apertura y la honestidad en la comunicación entre los empleados y la gerencia.
5. Establecer un sistema de transparencia: Establecer un sistema de transparencia en el que los empleados tengan acceso a información importante sobre la empresa, como los objetivos, la estrategia y las finanzas.
6. Capacitar a los empleados en comunicación: Capacitar a los empleados en habilidades de comunicación para que puedan expresar sus preocupaciones y opiniones de manera clara y efectiva.

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El trabajo remoto desde casa, ayuda no solo a reducir los costos de las oficinas como tal, sino que además, aumenta la productividad de las personas. Esta práctica es un gran reto a implementar en muchas empresas por sus grandes ventajas y beneficios, tanto para la misma empresa en reducción de costos, como para los empleados que podrán ser contratados en cualquier parte del mundo, sin limitaciones geográficas. Además, se evitarán gastos de tiempo y dinero, en alimentación y transporte.

Esto es lo que sucede con los colaboradores de empresas como la startup Viajala, el metabuscador de vuelos y hoteles que posee colaboradores en varios países, sin una oficina que los centraliza, fuera de Medellín, sede de la compañía. “No hay una mejor opción que permitir el home office para las empresas que quieren expandirse internacionalmente. Si los empleados son disciplinados, enfocados y tienen un espacio para trabajar, todo va a salir bien», explica Thomas Allier, CEO de Viajala. La empresa tiene tres millones de usuarios mensuales en los ocho mercados donde actúa y prevé crecimiento de sus operaciones.

«También es importante organizar el trabajo de quienes están en zonas horarias diferentes, de forma que al menos unas horas del día, todos los empleados estén conectados, así se tendrá mejor sintonía entre todos», concluye.

Aquí algunos recomendaciones, para una vida profesional exitosa en teletrabajo, dadas por empresas internacionales y lecciones aprendidas de quienes trabajan remotamente:

1. Establece horarios

Al estar en casa, es tentador quedarse más tiempo en la cama o ver una serie en el horario de oficina. Para ser más productivo sin perder el foco, es
importante respetar una rutina profesional: levantarse siempre al mismo tiempo, arreglarse como si fuera a la oficina (bañarse, vestirse, desayunar) y marcar tarjeta, aunque eso signifique solo prender el computador.

2. Dispon un espacio para su oficina en casa

Invierte en un lugar fijo y equipado de trabajo con todo lo que necesitas en el día a día: una silla cómoda, una mesa funcional, material de oficina, wifi potente, agua, snacks, etcétera. Trabajar en la cama, o en diferentes espacios no establecidos (como el comedor o el sofá) puede ser poco profesional, ya que es más difícil separar cuando estás sólo con tu ordenador conectado, haciendo otra cosa, que cuando estás realmente trabajando. Levantarse a cada instante para buscar algo – un
lapicero, agua, papeles y anotaciones – también puede afectar el rendimiento.

3. Haz saber a tu familia y amigos que no estás disponible

Para quien o quienes viven contigo puede ser difícil entender que estás, sí, en casa, pero no estás de vacaciones y no estás disponible para resolver problemas, hacer compras o ir a tomar una cerveza en la mitad de la tarde. Es necesario dejar claro cuál es tu horario de trabajo y que tu trabajo desde casa, es igual como si estuvieras trabajando de manera presencial en tu empresa.

4. Sal de vez en cuando de casa

Si trabajas desde tu casa, almuerzas en casa, tomas un café en casa y resuelves todo por teléfono, date un respiro y sal. En este modo de vida, existe un alto riesgo de pasar días sin ver la luz del sol. Organiza almuerzos con amigos, toma un café cerca, camina o sal en bicicleta a la calle, resuelve pendientes personalmente.

5. Si te sientes solo, cambia de ambiente

«Trabaje en bibliotecas públicas, cafés tranquilos o opta por coworkings para tener contacto con las personas, eso ayudará a alejar esa sensación de aislamiento», recomienda Thomas Allier.

6. Ejercita tu concentración

Aprovecha para deshacerte de lo que no te gusta del ambiente en la oficina – mucho movimiento, teléfono timbrando, conversaciones en tono alto, reuniones a toda hora – pero cuídate de no reemplazar todo por otras distracciones, como tu cómodo sofá, celular, mascota, Netflix…

Fuente: Entrepreneur

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Hace poco, estaba sentado en el área de comida de nuestra oficina cuando alguien vio una gran bolsa de papas con queso sobre el mostrador. Mi respuesta a su pregunta de “¿Son para alguien?” Fue “¡Claro! Y sólo tienen un poco de virus”. A esto le siguió una risa (nerviosa) por parte de los que estaban cerca y vi como esta persona hizo una pausa, y deliberadamente se alejó de la bolsa de papas. Nuestras palabras, aunque sean en broma, son poderosas.

Puede ser que esté sesgado por haber pasado 20 años liderando agencias de comunicación, pero creo que comunicar las cosas correctas en el momento correcto es a menudo lo más importante que puede hacer.

Peter Sandman tiene una ecuación de riesgo muy interesante que dice «Riesgo = Peligro x Indignación». Esto es particularmente importante a la hora de enfrentar problemas de alta relevancia e impacto público. El único elemento sobre el que tenemos algo de control en esa ecuación es la indignación.

Hoy en día, todos estamos enfocados en un problema. Pero antes de ese, había otro. Y dentro de algunos años, será algún otro problema. Aquí les dejo algunas recomendaciones para los líderes mientras deciden cuándo y cómo abordar las situaciones de crisis con sus equipos y clientes.

No existe el exceso de comunicación (por lo general)

Lo peor que puedes tener en tu empresa es un vacío de información, ya que siempre será llenado. Por ejemplo, yo tengo programado ir a varias conferencias en las próximas semanas. Algunas personas ya empezaron a comunicarme sus preocupaciones. La semana pasada, me desperté con dos correos de personas que planean ir conmigo a una de las conferencias. Los organizadores no nos han dicho nada y mis compañeros ya están asumiendo los peor, incluso cancelaron vuelos y planes. Debes comunicarte, y rara vez puedes excederte haciéndolo.

Comunícate incluso cuando no hayas tomado una decisión

Uno de los errores más grandes que cometemos es esperar a tener todos los hechos y todas las decisiones tomadas. Compartir información errónea es el error más grande de todos, por lo que, por supuesto, queremos ser precisos. Pero con un simple “lo estamos evaluando” o “se están tomando decisiones” es mucho mejor que no comunicar nada. Si puedes decirle a tu gente cuándo vas a tomar la decisión, mejor.

Se vale cambiar de opinión

De hecho, con la limitada información que tenemos, no hay mucho más que podamos hacer. Por ejemplo, antes de que nuestro equipo pasara a hacer home office, habíamos comunicado que aún no estábamos en posición de hacerlo, pero que seguíamos monitoreando y evaluando la situación. Una semana después, decidimos pasar al trabajo remoto. Ser transparentes y compartir que estábamos abiertos a cambiar de opinión conforme tuviéramos más información nos ayudó a generar confianza. Si pretendes tener todas las respuestas, lo más probable es que aumentes la “indignación” (ve la fórmula anterior), elevando el riesgo.

Logra el balance correcto

Tu personalidad y tolerancia al riesgo juegan un papel en la reacción visceral que tienes ante una crisis. Si crees que la situación actual a la que te enfrentas es una reacción exageradamente ridícula o si crees que el fin del mundo está cerca, debes dejar a un lado los sentimientos personales para conectarte con los de ambos bandos. Si exageras tu reacción, alimentas el miedo que aumentará el riesgo. Si minimizas lo que otros perciben como un riesgo real, no te van a escuchar o incluso peor, la indignación crecerá.

En este momento, las empresas, CEOs, doctores y agencias gubernamentales son parte de una ola masiva de comunicación. Solo recuerda que cuando te comunicas durante una crisis, ya sea en esta o en la que seguramente vendrá después, asegúrate de ser transparente y honesto. Está bien no tener todas las respuestas, nadie las tiene, pero los que logren adelantarse serán los que logren manejar el único elemento que podemos controlar en este momento: la confianza de tu audiencia.

Fuente: Entrepreneur

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Los hombres buscan cada vez más productos bien hechos que puedan servir para más de un propósito, y estén diseñados para poder asumir cada circunstancia del día a día. Una mochila para la oficina y para viajar.

Pongamos un ejemplo, miles de habitantes viven en una ciudad, cada uno de ellos en casas relativamente pequeñas. Sus trabajos requieren continua movilidad lo que significa que la sala de juntas a menudo puede ser cualquier lugar con una señal de WiFi decente.

Ahora, ¿cómo equipar a los escritores, consultores, diseñadores y otros profesionistas que necesitan estar en constante movimiento y quieren verse bien haciéndolo?

Stuart y Lau, un proveedor de elegantes bolsos y otros accesorios con sede en Nueva York, tiene la solución perfect para el hombre de negocios. Su más reciente modelo, la backpack Capstone, fue diseñada para llevar todas las necesidades de un día a día con mucho estilo, sus materiales están hechos principalmente de tela DuraLite impermeable y pequeños adornos de cuero.

Capstone tiene una capacidad de hasta 25 litros (comparando contra la maleta Rimowa Essential Cabin S, la cual tiene aproximadamente 34 litros), el interior de la mochila se siente mucho más equilibrado y espacioso debido a los comportamientos.

En la parte posterior un bolsillo realmente delgado se adaptará perfectamente a cualquier computadora portátil, mientras que el compartimiento central tiene tres diferentes modos de acceso.

Este modo tan fácil de abrir, se debe a un cierre rápido en la parte superior de la mochila, los otros dos cierres se encuentran en cada lado, desplegándose por completo para tener un acceso sencillo al compartimiento central.

Lo maravilloso de estos accesos es que simplemente necesitarás quitar una correa de cuero para sacar una revista, una tableta o una chamarra sin tener que seguir la rutina de quitar la mochila por completo.

Los accesos laterales incluyen sus propios compartimentos: de lado izquierdo encontrarás un práctico bolsillo impermeable donde podrás guardar un paraguas o una botella de agua. Mientras que de lado derecho, encontrarás un llavero y algunos espacios para guardar tarjetas y demás accesorios sencillos.

Capstone, la mochila para la oficina, también viene equipada con un espacio de seguridad que mira hacia tu espalda cuando lo llevas puesto. Se cierra con un imán y también se desliza sobre los mangos de las maletas de viaje. Esta mochila es perfecta tanto en la carretera, como en la rutina diaria.

Fuente: Robb Report 

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Elegir el espacio para establecer tu oficina es muy retador, debido a que esta decisión puede tener repercusiones directas en tu negocio. Por ejemplo, una locación incorrecta podría costarte empleados y clientes. De hecho, debes basar tu decisión en las necesidades futuras de tu empresa, y no sólo en tu situación actual.

Por eso, antes de comprar o alquilar un espacio, debes responder estas 9 preguntas:

¿Hay espacio para crecer?
Aunque debes tener en cuenta tus necesidades actuales, también debes considerar otros factores que podrían cambiar tus requerimientos en el futuro. Si no puedes costear rentar una habitación extra para crecer, entonces intenta negociar contratos de alquiler de menores plazos.

¿La locación es adecuada para mis empleados clave?
Considera dónde viven tus empleados clave y si el espacio les resulta conveniente. Un traslado demasiado largo y costoso podría impulsarlos a buscar otro trabajo. Por eso, cuando estés por mudarte es mejor que lo consultes con tu equipo.

¿La locación es conveniente para mis clientes?
También debes pensar si tu oficina será accesible para tus clientes. Considera los costos de transportación, ya que muchas personas no están dispuestas a gastar en ello, lo que podría afectar a tu negocio. Por ejemplo, si eliges una oficina en las afueras de la ciudad para ahorrar, ten en cuenta que esta decisión podría provocarte la pérdida de cliente. Además, incluso en la época de las videoconferencias y Skype, las reuniones en persona siguen siendo básicas.

¿La oficina envía la señal correcta?
Piensa en la señal que deseas enviar al elegir tu locación. Tu oficina será más que un montón de cubículos; también es una señal del éxito de tu empresa, por lo que debes evitar ser tacaño en el momento de elegirla.

¿Hay costos ocultos que no estoy considerando?
Calcula todos los gastos que cambiarte de espacio conllevará: renta, costos de construcción, gastos de mudanza, gastos de restauración y otros que quizá no estés tomando en cuenta. Es recomendable que contrates a un bróker profesional para entender a la perfección el contrato y cuánto te costará en total.

¿Cuál es la situación del estacionamiento?
Es importante que evalúes si hay suficiente espacio de estacionamiento en tu nueva locación, así como el costo que éste tendrá para tus clientes y empleados. Analiza si, en caso de que no haya suficientes puestos, haya lugares cerca convenientes y seguros para dejar el coche. Es importante que negocies tarifas con los estacionamientos para evitar que sea algo demasiado costoso para tu personal y/o clientes.

¿Consideraría compartir una oficina?
Compartir un espacio con otra empresa ayuda a que ahorres no sólo en el alquiler, sino también en todos los servicios en general. Si estás dispuesto a compartir el espacio, es recomendable que lo hagas con un negocio parecido o complementario al tuyo y que haya un acuerdo entre ambos.

¿Qué tan seguro es el contrato?
Lo último que desearías es establecerte en un espacio y luego descubrir que el propietario está rentando el espacio a alguien más. Para ello, lo más recomendable es que desde la negociación se establezca la posibilidad de renovar el contrato.

Fuente: Entrepreneur

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Hay dos formas para que tu empresa gane más dinero. Primero podrías aumentar tus ventas e ingresos, en segundo lugar, podrías reducir tus gastos.

El aumento de las ventas requiere una gran cantidad de planificación, estrategia y que muchas piezas en movimiento se pongan en línea, pero la reducción de los gastos de tu empresa es algo que puedes hacer muy fácilmente; todo lo que necesitas es un poco de tiempo. Aquí hay siete maneras de hacerlo:

1. Traslada tu oficina a un área más accesible

Gracias al poder de Internet, no todas las empresas necesitan depender de ubicaciones con acceso a autopistas o tráfico de alto tránsito para tener éxito. Considera cambiar tu ubicación comercial para reducir el alquiler mensual.

Muchas veces, especialmente en ciudades más grandes, cuanto más lejos estás de la acción, menor es el costo de la renta. Si bien esto no se aplicará a todas las empresas, es algo a tener en cuenta si no tienes clientes sin cita previa y atiende a una base de consumidores que no es local.

2. Convierte tus teléfonos a un sistema basado en la nube

Este es un consejo orientado más a los trabajadores independientes freelancers y a los solopreneurs, en lugar de empresas más grandes, pero es algo que los equipos pequeños también pueden considerar. Puedes eliminar el costo de los teléfonos de escritorio y los altos planes mensuales al cambiar a un sistema basado en la nube que enruta las llamadas a través de un smartphone.

La mayoría de los consumidores prefieren comunicarse a través de correo electrónico, redes sociales, chat en vivo y formularios web, en lugar de usar un teléfono. Echa un vistazo al uso actual que le dan en tu negocio al teléfono y, si es mínimo, considera pasar a una opción basada en la nube.

3. Revisa tus suscripciones mensuales

La mayoría de las empresas están suscritas a muchas aplicaciones de software SaaS, pero nunca las utilizan. A veces te inscribes a una prueba gratuita y luego te olvidas de desactivar el cobro, lo que es una pequeña renta que no consideras mes con mes. Si se trata de un artículo pequeño, la cantidad puede pasar desapercibida durante un período prolongado de tiempo antes de que te des cuenta de que has estado desperdiciando dinero.

Es una buena idea auditar los estados bancarios de tu empresa a menudo, al menos trimestralmente, para ver si puedes detectar cualquier gasto innecesario. La cancelación de productos o servicios de suscripción no utilizados puede terminar ahorrando varios miles de dólares al año.

4. Convierte espacio de oficina no utilizado en un coworking

¿Tienes algún espacio de oficina sin usar que solo está acumulando polvo? Considera subarrendarlo o convertirlo en un espacio de coworking. Esto no solo puede ayudar a absorber parte de los gastos de arrendamiento, sino que tener más empresas en el mismo espacio puede ayudar a generar creatividad y puede ayudar a desarrollar nuevas asociaciones y oportunidades comerciales.

Deberás verificar tu contrato de arrendamiento actual para ver si se permite el subarriendo, y lo más probable es que tenga que presentar una propuesta de trabajo conjunto del propietario actual para ver si es posible.

5. Aprovecha las tarjetas de crédito

Usted podría estar pensando, «¿Tarjetas de crédito? ¿Estás loco? Quiero ahorrar dinero, no acumular más deuda «. Pero hay una gran diferencia entre el uso inteligente de la tarjeta de crédito y el uso irresponsable y peligroso.

El canalizar todos tus gastos comerciales a través de una o dos tarjetas, y luego pagar el saldo total cada mes, es una manera fácil de acumular suficientes puntos para ahorrarte una enorme cantidad de dinero en pasajes aéreos y hoteles para tus necesidades de viaje de negocios.  Incluso si no viajas, hay muchas oportunidades de devolución de efectivo que pueden conducir a un menor gasto general.

6. Busca ofertas múltiples

Siempre es una buena idea buscar ofertas adicionales cuando trabajas con un proveedor o fabricante. Sí, lleva más tiempo, pero al final los ahorros pueden tener un gran impacto en tu resultado final.

Te daré un ejemplo de la vida real. Una startup con la que estoy involucrado en el sector de la salud y la belleza encontró un fabricante con el que iban a hacer una gran orden de producción. Solo se contactaron con dos compañías y luego seleccionaron al proveedor “menos peor”.

Me llevó un día de hacer llamadas y enviar cientos de correos electrónicos, pero al final pude encontrar a un fabricante que cobraba 45 centavos menos por unidad. Eso, en 10,000 unidades por pedido, se traduce en un ahorro de $4,500. No seas perezoso. El trabajo extra que realices puede reducir drásticamente tus gastos.

7. Revisa, mide y optimiza constantemente su gasto publicitario

Si tiene una mentalidad configurada a “la antigua” en lo que respecta a la inversión en redes sociales, el pago por clic (PPC) y la compra de medios, terminará con una gran cantidad de gasto publicitario desperdiciado. A través de mi compañía, consulto con muchas marcas, y nueve de cada 10 veces encuentro gasto publicitario desperdiciado simplemente porque nadie estaba pasando suficiente tiempo en la revisión, medición y optimización de las campañas.

Fuente: Entrepreneur

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Empres

¿Cuántas veces has salido tarde del trabajo porque no terminaste a tiempo las tareas? Seguramente llegas a casa sin ganar de saber nada de trabajo, y cuando despiertas, en lo único que piensas es en la cantidad de pendientes para resolver llegando a la oficina, y que se acumularán junto con las actividades que se den durante el día.  Antes de empezar a trabajar, detente un momento para organizar todo lo que tendrás que llevar a cabo.

Te sugerimos aplicar las siguientes recomendaciones:

Jerarquiza

Lo más importante que he aplicado a lo largo de la historia de Homie y como emprendedor es la jerarquización de las actividades, delegar responsabilidades y saber discernir las habilidades de mi equipo de trabajo. Fijar objetivos específicos y alentar para su cumplimiento son herramientas que nos ayuda para que cada uno explote al máximo sus habilidades en el menor tiempo posible.

Hay que recordar que una de las ventajas que tienen las startups es la habilidad de realizar cambios sin un proceso burocrático complejo o bien una serie de aprobaciones que destruyen el dinamismo de cualquier empresa. Es por ello que maximizar el tiempo de respuesta ante cualquier situación es de vital importancia para la supervivencia del negocio.  Emprender implica tiempo y aprovecharlo al máximo te llevará a buen puerto.

Maximiza el tiempo de trabajo

Todo equipo debe ser liderado con visión y organización. Emprender es una de las cosas que requieren mayor cuidado, tiempo y dedicación. Los primeros pasos son los determinantes para consolidar una startup fuerte, escalable y atractiva. Uno de los puntos esenciales a considerar es que tu equipo trabaje adecuadamente. Existen actividades que poco a poco consumen tiempo y pueden ocuparse en otras de mayor prioridad. Es importante que la gestión del tiempo sea adecuada para que la concentración no se pierda y se potencialice la productividad.

Planea tus reuniones laborales

La planeación es parte importante del éxito; como emprendedor tienes que dividir las tareas y en dado caso atender muchas reuniones. Ponerte al día con cada área de la compañía, los inconvenientes que surgen y demás situaciones relacionadas con la operación de la startup demandará una cantidad importante de tiempo. Existe la tendencia a abusar de las reuniones laborales con la idea de eficientar los procesos, sin embargo, esto es erróneo; siempre es necesario confiar en tu equipo y en la capacidad que tengan para tomar decisiones, por algo los contrataste.

Las juntas son una excelente herramienta para estar al tanto y sugerir algunas implementaciones o recomendar alguna acción en cada área; hay que saber discernir cuando son realmente necesarias y en qué momento sólo se requiere de una parte del personal. No caigas en el error de tener status todos los días, ya sea con todo el equipo o cabezas de cada unidad de negocio, es importante dejar trabajar a todos a su máximo potencial y posteriormente evaluar resultados.

Si no se alcanzan los objetivos deseados, es momento de analizar qué está pasando y ajustar la maquinaria para que cada engranaje funcione correctamente, seguramente tendrás que invertir más tiempo de lo esperado, pero todo es en pro del crecimiento del negocio.

Evita las reuniones largas, que tomen mucho tiempo no significa que sean efectivas o que ayudarán a resolver la problemática actual de mejor manera, en caso que sea imposible cortar el tiempo de reunión, permite una pausa para despejar la mente. Es importante tener un control y guía de los puntos a abordar; es muy fácil perder el foco; de lo que se trata es ser ágil y versátil, como lo debe de ser cualquier startup. Las conclusiones son lo más importante, deben ser claras, breves y concisas, al final se podrán entender los acuerdos o decisiones que fueron establecidos. No dejes nada a la deriva y asegúrate que en todo tu equipo no exista lugar a la confusión.

Escucha siempre; las opiniones y dudas en todo momento son bien recibidas, da tiempo suficiente para exponer cualquier comentario, sin perder el dinamismo con el que fluye la conversación, así el objetivo no se diluirá y será productiva. Para tener una junta solo emplea a los miembros necesarios, no paralices la operación de tu empresa a menos que sea totalmente necesario.

Si consideras que un área puede estar ausente en la reunión, entonces permite que se enfoquen en sus actividades y posteriormente sólo informa los puntos que deban saber de la reunión. Las reuniones de emergencia son necesarias para tratar temas urgentes, para estos casos, recomiendo seleccionar al equipo esencial para tratar el asunto mientras que otra parte puede enfocarse en acciones que vayan solucionando el problema.

Plantea objetivos y un plazo para la entrega de resultados

La confianza es parte importante para obtener mejores resultados, si en una reunión fueron fijados ciertos objetivos, deben ir acompañados de un plazo para que finalice o para entregar resultados. Cuando un proyecto lleva tiempo, puedes designar una o dos reuniones para evaluar cómo ha avanzado y una reunión final para la entrega de conclusiones.

Organiza a tu equipo

Las fugas de tiempo son vicios que van carcomiendo la productividad de un equipo llevar una agenda ayuda a mejorar siempre y cuando el tiempo destinado para cada actividad sea respetado. Sé eficiente y aprovecha al máximo tu tiempo y el tiempo de tu equipo. Priorizar es una de las claves del éxito; evita que la información se triangule o que se envíen correos para solucionar o informar asuntos que pueden resolverse de otra forma o simplemente que no requiere atención inmediata.

Tratar de finalizar todas las tareas al mismo tiempo solo provocará caos e incluso puede traer confusiones, te recomiendo organizarlas y jerarquizarlas. No dejes nada inconcluso, si inicias algo finalízalo.  Un acierto es delegar funciones, siempre está al pendiente que todas las áreas de tu empresa estén en el mismo canal para minimizar errores y eficientar el tiempo de cada una de ellas. Organiza todos los documentos, este es un ladrón común de tiempo, ten una buena gestión, esto te permitirá encontrarlos más fácil, aplícalo también para las carpetas y archivos en la computadora.

Permite tiempos de descanso

Todas las personas requieren un momento para despejar la mente, de lo contrario se va perdiendo poco a poco la concentración y esto puede traerte resultados no deseados.  Si tienes un ambiente laboral organizado, harás un equipo comprometido que los llevará a ser productivos y cumplir sus responsabilidades. No debes olvidar la comunicación, busca que sea directa para evitar trabajar doble.

Fuente: Entrepreneur

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Cuenta desde el color de las paredes hasta el equipo que usas. La oficina se convierte en nuestra extensión y, por lo tanto, vale la pena combinar temas como comodidad con todo aquello que resalte nuestra personalidad y nos permita sentirnos en un ambiente que estimule la concentración y creatividad.

Plantas, lo que no puede faltar: Su verde lleva alegría y paz a la oficina, además de aliviar el estrés y eliminar la contaminación del aire.  Por tanto, no pueden faltar, no importa qué tipo de espacio tengas o estés concibiendo.

Si hay poca luz o tu escritorio está en un cubículo, busca una planta de sombra como potos, filodendros, zamioculcas y sansevieria, también conocida como la lengua de tigre. Pero, si te sientas junto a una ventana o tu oficina tiene buena luz natural, puedes optar por un helecho, jade, glauca y cualquier tipo de cactus

El color, otro rey: Para conseguir un ambiente armonioso hay que buscar un color que nos estimule y no nos genere estrés o nos asfixie. El color blanco siempre es una apuesta segura ya que ayuda a la concentración y además de luminosidad, ofrece un aspecto de limpieza y orden general. Combinado con algún toque de color, puede ser la fórmula perfecta. Mientras, el gris, mezclado con materiales como el metal o la madera, comunica modernidad. Para los muebles, las oficinas modernas suelen optar por los verdes, perfectos para quienes trabajan generando ideas, conquistando clientes o mercados nuevos; azul, indicado para oficinas y espacios muy estresantes; rojo, excelente para decorar una oficina moderna al estilo feng shui; el amarillo, que estimula la comunicación y favorece la actividad del cerebro o el naranja, un color que ayuda la interacción con las demás personas de una forma informal.

Tecnología elegante: Estamos en el 2019, cuando la tecnología ha sido capaz de unir diseño y la potencia se unen para crear dispositivos únicos. Para ejemplo, la serie Swif de Acer, un equipo hermoso, ligero, versátil, que puedas llevar siempre contigo o exhibir con orgullo en la oficina, haciendo de ella una plataforma perfecta para crear y compartir contenido. Tu laptop no puede ser un objeto anacrónico o “raro” en tu entorno, sino un equipo versátil que se adapte a ti.

El extra: Jarrones, cestas de mimbre, o cualquier otro tipo de manualidades ofrecerán el plus que necesita tu oficina. ¿Otro extra? Las piedras. Escoge varias, de tamaño mediano, y disponlas de la manera adecuada para formar una original composición en plato decorativo o sobre la mesa.

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Varias investigaciones sugieren que en una jornada laboral de ocho horas, un trabajador normal solo es productivo durante dos horas y 53 minutos. Eso es correcto: probablemente solo seas productivo durante aproximadamente tres horas al día.

Una buena regla general para aumentar la productividad es trabajar de manera más inteligente ¡no más cargado! Esto significa que la incorporación de algunos hábitos saludables en la jornada laboral puede ayudarte a sentirte más productivo (y mucho más feliz) que trabajar horas extras o saltarse el almuerzo.

A continuación, incluyo 10 consejos obtenidos desde la experiencia de cientos de profesionales que te ayudarán a sentirse más productivo en la oficina, ¡sin trabajar más ni por más tiempo.

1. Rastrea donde estás pasando tu tiempo

Para saber cómo ser más productivo, primero debes saber exactamente cómo estás gastando tus minutos cada día. Realiza un seguimiento de tu tiempo durante un par de semanas y asegúrate de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan.

2. No hagas multitarea

El multitasking no debería ser una habilidad para presumir si quieres ser productivo. Los estudios demuestran constantemente que la multitarea distrae más de lo que es útil. Aunque la multitarea puede hacerte sentir que estás haciendo más, probablemente no lo estés. Según una investigación realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (American Psychological Association), cambiar de tarea puede costarte hasta un 40% del tiempo productivo. Comienza a enfocarte en una tarea a la vez para lograr más logros.

3. Toma descansos

Si bien puede sonar contraintuitivo, tomar breves descansos durante la jornada laboral te ayudará a lograr más. La investigación ha encontrado que los trabajadores que toman descansos regulares, alrededor de un descanso por hora, se desempeñan mejor que aquellos que no toman descansos. Esto se debe a que tomar un descanso le da a tu cerebro el espacio que necesita para regresar a una tarea con energía y concentración renovadas.

4. Sigue una rutina matutina

¿Cómo comienzan las personas más productivas su día? Con una rutina saludable por la mañana! Mantenerse al día con el ritual matutino lo ayudará a lograr más a lo largo del día porque comenzará su día a participar en actividades productivas. Considera hacer ejercicio a primera hora de la mañana o meditar antes del trabajo.

5. Muévete más y sé activo durante tu jornada de trabajo

Sentado todo el día conduce a sentimientos de fatiga y pereza. Llegar al gimnasio es una de las mejores maneras de luchar contra una caída de la tarde y obtener un aumento instantáneo de la productividad. El ejercicio alimenta tu cerebro con más oxígeno, proporcionando claridad mental y una sacudida de energía. Si no puedes ir al gimnasio en el horario de la jornada laboral, intente dar vueltas por la oficina o realizar un servicio de escritorio durante todo el día.

6. Apaga tu correo electrónico 

¡Tu correo electrónico te distrae! Muchos de nosotros pasamos demasiado de nuestro día laboral simplemente borrando o filtrando correos electrónicos. De hecho, las investigaciones encontraron que los trabajadores gastan un promedio de 7.4 horas por día de la semana en el correo electrónico. Apaga tu correo electrónico (o solo las notificaciones) durante la jornada laboral cuando tengas que lidiar con una gran cantidad de trabajo y quieras sentirse más productivo.

Para ser más productivo, necesitas crear una mentalidad productiva. Una forma fácil de hacerlo es cambiando la forma de hablar contigo mismo. Por ejemplo, en lugar de decirte a ti mismo, «Oh, no. Tengo demasiado que hacer. ¡Nunca terminaré todo esto a tiempo! «Intente en su lugar,» Necesito completar la tarea X y la tarea Y. ¿Cuál es la mejor manera de completar todo a tiempo? «

8. Come por productividad

¡Usa comida para alimentar tu cuerpo! Intenta consumir comidas y bocadillos durante tu jornada laboral que te proporcionen los nutrientes y la energía que necesita para sentirte productivo. Algunos ejemplos de alimentos que aumentan la productividad incluyen:

• Huevos
• Arroz integral
• Plátanos
• Aguacate
• Salmón
• Nueces
• Chocolate obscuro

9. Sal de la oficina

¡A veces todo lo que necesitas es un cambio de escenario! Según Kimberly Elsbach, profesora de la Universidad de California que estudia psicología en el lugar de trabajo, «… la creatividad y la innovación ocurren cuando las personas cambian su entorno, y especialmente cuando se exponen a un entorno similar a la naturaleza». Intercambiar la iluminación fluorescente de su oficina Para un poco de luz natural te ayudará a sentirte más productivo al instante.

10. Medita

¡Tomarse el tiempo para eliminar el estrés y meditar puede resolver casi cualquier cosa! La meditación regular puede ayudar a mejorar tu productividad al enseñarle a su mente a enfocarse completamente en el momento presente. Incluso un descanso de 10 minutos para meditar en su escritorio con ayuda a reducir el estrés y ayudarlo a concentrarse mejor en su trabajo.

La principal diferencia entre las personas productivas y las personas improductivas es que las personas productivas saben cuándo alejarse de su trabajo y cuidarse a sí mismas. Si deseas aumentar su productividad en la oficina, resista la tentación de dedicar más horas o acepte más de lo que puede manejar. En su lugar, recuerda darte tiempo para volver a energizar y reenfocar.

Fuente: Entrepreneur 

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El ambiente de trabajo está evolucionando en muchas empresas, lo que ha ocasionado la necesidad de nuevos diseños de oficinas. Por ejemplo, en algunos negocios los cubículos individuales y las oficinas están siendo desmanteladas para generar un ambiente más abierto en el que la estación de trabajo de cada empleado es simplemente donde conecta su laptop.

Sin importar cuál sea el diseño específico, el énfasis actualmente está en ser flexible, dice Alan Feltoon, director de MulvannyG2 Arquitecture. Él es uno de los tres expertos a quienes se consultaron para definir las 10 preguntas que debe hacerse un emprendedor al diseñar su espacio de trabajo.

¿Quiero motivar la transparencia y camaradería?

Muchas empresas están tirando paredes y cubículos para crear espacios abiertos. Ahora, muchos ejecutivos y managers se sientan en las mismas áreas que el resto de los empleados. Feltoon recuerda una oficina que diseñó para una banca de inversión, en la que usó vidrios en lugar de paredes sólidas. El dueño de la firma quería que los clientes tuvieran una imagen de transparencia de la marca.

Una oficina abierta también puede motivar el trabajo en equipo. “Cuando abres las cosas, de pronto tienes una vitalidad y transparencia que impulsa la conversación, participación y aprendizaje”, dice Janet Pogue, directora de la firma arquitectónica Gensler.

¿Cómo proveeré privacidad cuando se necesite?

Aunque quieras un diseño de oficina más abierto, es muy importante ofrecer espacios en los que los empleados puedan trabajar en silencio en tareas personales o simplemente para tener conversaciones privadas.  a gente pasa la mitad de su tiempo en el “modo enfocado”, por lo que la oficina necesita ser una mezcla de “espacios yo” para el trabajo individual, y “espacios nosotros” para el trabajo grupal, dice Pogue. La experta sugiere diseñar algunas salas privadas en las que no haya distracciones visuales.

¿Cuánto espacio necesito?

Los diseñadores de oficinas solían fijar 23 metros cuadrados por empleado, lo que incluía un espacio con pared, con un escritorio para la computadora y artículos personales, como fotografías. Ahora, el número ha disminuido a 13 metros cuadrados. Los empleados tienen sus fotos en su laptop, por lo que pueden cambiar de ubicación sin problema.

Feltoon la llama mentalidad de “trabajar desde cualquier lado”, donde cada día más empresas permiten que el personal trabaje algunos días desde casa, lo que hace que la oficina sólo esté parcialmente ocupada. “No quieres pagar más espacio que el que necesitas”, dice.

¿Qué pasaría si algunos empleados trabajaran desde casa?

Conforme es más común que los empleados trabajen parte del tiempo desde casa, las empresas deben estar preocupadas por el diseño de la oficina en casa también. La ergonomía es importante, pero muchas veces se olvida en estos espacios. El monitor de la computadora debe estar posicionado correctamente, en relación con la altura de la silla y del escritorio para evitar estrés en cuello, espalda, hombros y ojos. También se necesita la cantidad de iluminación exacta para evitar el cansancio visual.

¿Cómo puedo hacer mi espacio flexible?

Como un negocio joven y en crecimiento, que espera añadir más empleados y servicios, no quieres gastar dinero en la reconstrucción. Pogue sugiere mantener el espacio lo más flexible posible.  Puedes adquirir sillas y mesas móviles, para poderlas cambiar y reconfigurar los espacios y usar divisorios para convertir oficinas privadas en salas de juntas y hacerlas tan grandes como se necesite.

¿Cómo hago mi recepción cálida y confortable?

El área de recepción constituye la “primera impresión que alguien tiene de la empresa”, dice Tom Polucci, director de la firma de diseño interior HOK, con sede en Nueva York. Por eso, es importante crear una atmósfera cómoda. Puedes impartir un sentimiento de calidez haciendo que tu espacio se bañe de luz natural, y que la iluminación artificial sea suave e indirecta.

Algunos diseñadores sugieren algunos colores para generar esta vibra: tonos cremas y beiges para dar sofisticación, azules para proyectar confianza y lealtad, y verdes para dar sensación de prestigio. Finalmente, el espacio en general no debe ser imponente. “Si es un lobby grande, por ejemplo, creamos pequeños espacios para que la gente se sienta cómoda”, dice Polucci.

¿Qué quiero que mi oficina diga de mi empresa?

El diseño de tu oficina puede ayudarte a comunicar tu misión e identidad corporativa a tus clientes y empleados. Esto puede ser especialmente importante si modificas tu modelo de negocios.  Pogue usa como ejemplo a United Business Media, que rediseñó su oficina para reflejar su transformación de una firma de impresión antigua a una empresa de medios digitales moderna. “El rediseño del espacio no sólo refleja claramente los nuevos productos o servicios de la compañía, sino también permite a los empleados vivir la marca”.

¿Qué tipo de comportamientos quieres motivar en tus empleados?

Tu diseño puede incorporar elementos que ayudarán a alcanzar ciertos resultados. Si quieres motivar el reciclaje, por ejemplo, puedes instalar estaciones de reciclado en toda la oficina, proveyendo acceso fácil a ellas e instrucciones de uso. ¿Quieres que haya más convivencia entre empleados de distintas áreas? Crea una cafetería descentralizada o una estación de impresión que los impulse a dejar su área para compartir ideas y pensamientos con colegas de otros grupos.

¿Tienes espacios cómodos para que los empleados socialicen y se relajen?

Los espacios más populares son las cafeterías, comedores u otros lugares donde la gente naturalmente se congrega. Algunos negocios ofrecen amenities más elaboradas como gimnasios, centros de masajes, áreas de juegos y hasta guarderías. Crear espacios que permitan que los empleados socialicen, se ejerciten o descansen es importante para impulsar una sensación de balance y bienestar.

¿Cómo hago espacios verdes?

Pensar en términos de sustentabilidad es una tendencia cada día más común en el diseño de oficinas, dice Polucci. “Diseñamos todos los proyectos con un enfoque sustentable, desde la mecánica hasta la eléctrica, pasando por la iluminación y el reciclaje. De hecho, muchas de estas opciones no representan un costo mayor”. Por ejemplo, una opción es aprovechar más la luz natural o usar pisos elaborados con materiales reciclados.

Fuente: Entrepreneur 

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