Dr. Virgilio A. Cordón.
“Varios estudios han mostrado que más del 50% de los colaboradores admite que nunca trabaja una hora totalmente concentrado y sin distracciones. En la mayoría de los casos, se debe a que hemos mal aprendido a trabajar con varios temas a la vez y a la incapacidad de desconectarnos de las redes sociales”.
Este es un tema que los líderes deberían ponerle atención, ya que aparte de perder dinero por las ineficiencias causadas por la “pérdida de tiempo y dinero”, esto crea estrés, falta de energía (por tener que trabajar hora extras para poder cumplir con lo requerido) y frustración por parte del colaborador, ya que implica que tendrá que sacrificar actividades personales igual de importantes. Debemos evitar confundir “estar ocupados” con “ser productivos”, lo cual obviamente es diferente.
“El hecho de pensar de que somos “multi tareas” es un mito. Nuestro cerebro solo es capaz de enfocarse en una sola cosa a la vez. Si intentamos manejar varias cosas al mismo tiempo, simplemente tenemos una expectativa incorrecta, nos volvemos ineficientes y por lo tanto poco productivos”.
¿Qué puede hacer para animar a su equipo a limitar las distracciones y a enfocarse? Pues la recomendación básica sería separar lo urgente de lo importante. A continuación, le comparto estas recomendaciones:
Hacer una simple lista de proyectos y avances.
Aunque parece bastante lógica, se sorprenderá el ver que la mayoría de sus colaboradores no lo hacen y, por lo tanto, no pueden priorizar de manera realista. Una forma de motivarlos a hacerlo es pedir periódicamente que rindan cuentas de las diferentes tareas y avances para poder llevar el control necesario.
Defina y centralice un canal de comunicación para que el colaborador no se pierda entre diferentes solicitudes de varios departamentos.
Es común olvidar que nuestros colaboradores además de nuestros requerimientos reciben comunicación continua de sus pares y de otros departamentos. En la medida que usted limite los requerimientos a su colaborador y le de las expectativas claras sobre tiempos de respuesta, será más fácil para ellos entender qué es importante y prioritario para poder enfocarse.
Desarrolle una cultura en donde el colaborador puede sentirse libre de decir: Actualmente no tengo del tiempo necesario para cumplir todas las tareas requeridas.
Aunque la mayoría de los líderes saben exactamente cuando está sobre exigiendo a los colaboradores, suelen evitar el problema pensando en que solucionará solo o peor aún, crean una cultura en donde el expresar sobre carga es peligroso para el colaborador. Por supuesto que el resultado de una cultura de “mejor no digo nada y me aguanto”, hace que en el largo plazo el colaborador baje la calidad de su trabajo, incumpla con la totalidad de las tareas y provoque gastos de horas extras. Evite el autoengaño y permita que el colaborador le exprese sus razones. Trabaje junto a él para entender si es problema de tiempo, organización o prioridades.
Elimine las reuniones generales, sin agenda y de última hora.
En latinoamericana es común encontrar este problema en las organizaciones. El desarrollar “culturas” en donde se invita a reuniones a personas que no tienen un aporte directo, o a reuniones informativas (en la mayoría de los casos se puede informar a través de un simple memo), o para ver temas urgentes (en la mayoría de los casos el líder no ha hecho la planificación adecuada), simplemente ocupa gran parte del día de los colaboradores de forma totalmente improductiva. Obviamente, surgen los problemas de falta de seguimiento porque el colaborador simplemente no tiene el tiempo para ejecutar. Conozco organizaciones que incluso bloquean días y horas en la semana de reuniones, para que los colaboradores puedan ejecutar las diferentes tareas.
Estas prácticas le ayudarán a crear una cultura en la que su gente pueda centrarse en el trabajo que realmente importa. Es vital que los líderes entiendan estos principios, ya que son los que mantendrán a su equipo comprometido de manera eficiente. Como su líder, puede pensar que estas reglas se aplican a todos menos a usted, pero tan pronto como usted las incumpla, se establecerá la norma para que todos los demás hagan lo mismo. ¡Éxitos!
